Что такое тайм менеджмент
Сегодня о тайм менеджменте говорят много. А любое «много» приводит к инфляции понятия. Попробуем разобраться, что такое такое управление временем и почему оно так важно.
Для начала важно понять, что «управление временем» — это фигура речи. Управляет человек собой, материальными предметами, животными, программами, другими людьми, но не временем в физическом смысле этого слова.
По Аристотелю, время — мера движения. Исходя из такого понятия, можно сказать, что тайм менеджмент (time management) — это методология ускорения движения к своим долгосрочным целям. Итого, у нас есть 3 обязательные элементы тайм менеджмента.
Долгосрочная цель. Наша жизнь по умолчанию уже заполнена какими-то действиями и бездействиями. Краткосрочные цели часто можно достигать на автомате, не особо анализируя на что уходит время. Но когда человек ставит долгосрочную цель, он приходит к необходимости оценивать, чем заполнена его деятельность. Необходимость эта возникает из-за понимания ограниченности своего времени.
Движение. Поставив цель, человек разбивает её на какие то элементы и начинает двигаться к ней. У многих людей есть долгосрочные цели. Много людей к ним двигаются. Но лишь небольшая часть трепетно относится к своему времени и ищет методы ускорения своего движения.
Методология ускорения. Правильная методология ускорения движения лежит где то между моделью поведения робота, который всё делает по расписанию и ребенка, который ничего не планирует и живет в постоянном сейчас. Сегодня эта методология усовершенствуется. Наука всё больше уточняет условия, в которых человек продуктивен и какие ограничения тела, мозга мы не можем перепрыгнуть, как бы нам не хотелось. Из этого пространства вариантов и рождаются правила о том, как максимально эффективно двигаться к достижению своих целей, не ослабляя своего здоровья.
Давай посмотрим на некоторые из таких правил. Советы взяты с блога Toggle.
Советы по управлению временем
1. Проведи аудит времени
Во-первых: начни с выяснения того, куда уходит твое время в течение дня. Часто существует большая разница между твоим субъективным временем и реальностью. Скачай приложение для управления временем и отслеживай всё, что ты делаешь в течение недели. Затем сядь, загрузи отчеты и оцени их.
Используя эти данные, ты можешь легко найти области, которые нуждаются в улучшении. Например, ты можешь проводить слишком много времени сидя на непродуктивных встречах или занимаясь низко приоритетными задачами. Это подводит нас к следующему совету.
2. Ставь цели для каждой встречи
Обдумывай и устанавливай четкую цель перед началом встреч. Так, твоя команда будет тратить меньше времени, возвращаясь к работе, как только вы достигнете своей цели.
3. Установи временные ограничения на выполнение заданий
Посмотри на распорядок своего рабочего дня и определи задачи, на выполнение которых требуется больше времени, чем ты ожидаешь. Установив временные ограничения для таких пунктов, ты будешь лучше фокусироваться и работать более эффективно.
Если ты всё еще выходишь за эти временные рамки, тогда нужно изучить свой рабочий процесс и устранить небольшие потери времени (незапланированные перерывы).
4. Запланируй свою неделю в воскресенье
Начало работы с планом на неделю поможет тебе сконцентрироваться на приоритетах. Ты можешь легко перейти от своего беззаботного образа мыслей выходного дня к продуктивному утреннему «рабочему мозгу» в понедельник. Для этого потрать несколько минут в воскресенье, чтобы составить план на всю неделю. Чтобы избежать прокрастинации, разбивай еженедельные цели на ежедневные задачи. В результате тебе нужно будет только взглянуть на этот список во время работы.
Помни — твоя энергия и уровень креативности колеблются в течение недели. Запланируй низкоприоритетные и легкие задачи на понедельник. Во вторник и среду выполняй творческие и сложные задания. Запланируй встречи на четверг, когда энергия твоего рабочего коллектива начнет падать. Используй пятницу для планирования и общения.
5. Составь ежедневный план
Используй первые 30 минут дня для создания ежедневного списка дел, соответствующего твоему недельному плану. Запиши элементы списка так, как будто ты их уже завершил. Вместо «Отправить отчет руководителю проекта» напиши «Отчет руководителю проекта отправлен». Этот маленький трюк даст тебе дополнительный импульс мотивации.
6. Добавь «список выполненных заданий» в свой список дел
Иногда в течение дня всплывают неожиданные задачи. Запиши их в отдельный список рядом со своими задачами для дополнительного удовлетворения в конце дня.
В воскресенье пересмотри свои достижения за предыдущую неделю и поздравь себя со своими успехами. Подобные проверки выполненных заданий увеличат твою уверенность в себе и помогут тебе составить расписание на следующую неделю.
7. Делай самые важные и сложные задачи в первую очередь
Большинство из нас считают первый час работы наиболее продуктивным — обязательно используй его с умом! Как ни странно, тебе легче сосредоточиться тогда, когда твой мозг еще не полностью проснулся. Загрузка мозга имеет меньше избыточной энергии для мечтаний и заботы о других задачах.
8. Заблокируй отвлекающие факторы
Используй функцию компьютера «Не беспокоить» при работе над приоритетными задачами. Сфокусируй свое внимание, работая только на одном мониторе и открывая только одно рабочее окно. Автономный режим тоже может быть вариантом, но давай не будем заходить так далеко.
9. Не пытайся сделать всё сразу
Исследователи опровергли миф о многозадачности. Если ты считаешь, что можешь делать много вещей одновременно и качественно, тогда ознакомься с этой статьей.
10. Не жди вдохновения — делай всё сейчас
Некоторые художники ждут вдохновения, чтобы произвести впечатление. Некоторые писатели сидят без дела, ожидая, когда придет муза. Бизнесмены не занимаются серьезными делами, если они не в идеальной рабочей обстановке.
Но с осознанностью тебе не обязательно ждать “нужного” момента для начала работы. Обрати внимание на мысли и чувства, которые возникают во время работы, с внешней точки зрения. Не позволяй им управлять твоими действиями.
Признай свои эмоции и мечты и отпусти их. Начни выполнять задания, даже если ты чувствуешь себя неуверенно, доверься своей мотивации и иди к своей цели.
11. Не стремись к совершенству
Когда всё должно быть идеально, может ли что-либо быть достаточно хорошо? Наверное, нет.
Чтобы стать непревзойденным, ты должен постоянно терпеть неудачи и учиться на своих ошибках. Рассматривай каждую попытку как эксперимент — ценный шаг в твоем путешествии, независимо от результата.
Вместо того, чтобы предаваться перфекционизму, держи общую картину в уме. Сосредоточься на своих приоритетах, а не на мельчайших деталях твоей работы. Решай самые важные задачи из твоего списка дел и не беспокойся о мелочах.
12. Расписание перерывов между задачами
Человеческий мозг может фокусироваться на чем-либо только около 90 минут за раз. Планируй перерыв как минимум каждые 90 минут, чтобы избежать выгорания и поддерживать высокую производительность в течение дня.
13. Используй время ожидания с максимальной отдачей
Это происходит со всеми: мы ждем в очередях, залах ожидания, терминалах аэропорта, вокзалах и т. д.
Ответь на электронные письма на своем телефоне, ответь на пропущенные звонки, разомнись / займись спортом, отдохни или помедитируй. Носи с собой книгу и читай. Слушай подкасты на телефоне. Не позволяй неожиданным очередям застать тебя врасплох.
14. Приведи в порядок свою электронную почту
Люди с захламленными почтовыми ящиками тратят на электронную почту гораздо больше времени, чем другие.
Лучший способ ускорить общение по электронной почте и тратить меньше времени на излишние сообщения — организовать почтовый ящик.
Gmail предлагает целый ряд функций, которые помогут тебе лучше управлять своей электронной почтой. Если ты используешь другой клиент, подумайте о переходе на Gmail.
Несколько советов, как можно увеличить свою эффективность в работе с почтой:
- Архивируй электронные письма, которые могут содержать важную информацию, но не требуют немедленного ответа.
- Создавай удобные ярлыки, такие как СРОЧНО, ОЖИДАНИЕ, НУЖНО ОТВЕТИТЬ.
- Используй фильтры для автоматического назначения меток входящей почте на основе отправителя или другой содержащейся в них информации / ключевого слова.
- Ты даже можешь пометить все рекламные рассылки ярлыками, выбрав фильтр отписки для каждого письма.
- Включи функцию “Стандартные ответы” и создавай шаблоны из электронных писем, которые ты отправил более двух раз. Ты можешь настроить их перед отправкой, но наличие общего плана перед началом процесса значительно ускорит его.
15. Тренируй разные отделы своего мозга
Занимайся хобби, чтобы задействовать те части своего мозга, которые ты не используешь на работе. Ты будешь решать проблемы быстрее и проявлять больше творческих способностей.
Время, проведенное за пределами зоны комфорта, приводит к успеху. Если ты юрист — учись танцевать. Если ты пианист — займись боевыми искусствами. Если ты разработчик программного обеспечения, выходи на улицу и общайся с людьми.
16. Чаще занимайся спортом
Спорт поможет тебе справиться с повседневными стрессами. Исследователи показали, что короткие и интенсивные тренировки могут быть столь же полезны, как и более длительные. Выдели немного времени для коротких тренировок — по крайней мере, раз в два дня.
17. Правильно спи
Ученые выяснили, что если меньше спать, для того, чтобы создать больше времени, ориентированного на решение задач, то это может привести к неприятностям. Уставшие люди начинают прокрастинировать и легко отвлекаются. Спи хотя бы по восемь часов каждые сутки.
18. Используй календарь
Календарь может быть полезен для более важных вещей, чем просто планирование встреч. Используй свой календарь, чтобы следить за сроками, выделять время для целенаправленной работы и автоматически добавлять места к событиям. Возьми на себя ответственность за свое время. Если ты считаешь, что запланированная запись не будет способствовать продвижению твоего плана на день, просто отмени её.
19. Составь план отдыха
Выберись из колеса хомяка, проведи некоторое время в тишине и выключи свой «рабочий мозг». Ты будешь удивлен тем, насколько положительно тишина может влиять на твои творческие процессы. Медитация поможет тебе по-новому взглянуть на свою работу.
20. Научись говорить нет
Твое время драгоценно. Не трать его на людей и проекты, которые не соответствуют твоей миссии и целям. Вместо того, чтобы автоматически принимать приглашения и предложения, скажи: «Я проверю свое расписание и перезвоню вам». Эта простая фраза даст тебе время оценить предложения и принять правильное решение.
21. Делай всё заблаговременно
Используй тот же подход и в отношении сроков. Будь готов предоставить свою работу на один день раньше срока.
22. Не отвечай на телефонные звонки только потому, что он звонит
Не отвечай на электронные письма автоматически сразу после их получения. Во время перерывов в работе, выдели несколько минут для электронной почты и разговоров по телефону. Избегай перебоев при работе над задачами, которые требуют высокой степени фокусировки.
23. Преврати свою систему в привычки
Формируй привычки, вытекающие из вышеперечисленных идей. Практикуй эти советы по управлению временем и постарайся усвоить образ мышления о производительности. Установи разумный график, которого ты сможешь придерживаться длительный срок (не менее месяца). Через некоторое время твои ежедневные и еженедельные привычки станут автоматическими.
24. Забудь о вредных привычках
Установи расписание и придерживайся его. Следуя этому плану, ты естественным образом избавишься от своих старых, непродуктивных привычек.
25. Хорошо проводи время, несмотря ни на что
Не зацикливайся на том, чтобы вычеркнуть все пункты из своего списка дел. Наслаждайся каждым днем с соответствующим балансом между работой и личной жизнью. Сверхурочная работа сегодня не стоит непродуктивного, сожженного завтрашнего дня. Работай стабильно и оставайся в своем лучшем ритме. Спешка с выполнением задач снижает качество работы и создает стресс.
Онлайн обучение >> курсы по менеджменту, курсы по продакт-менеджменту, курсы по проджект-менеджменту, курсы по тайм-менеджменту, курсы по лидерству, курсы по антикризисному управлению, курсы по бизнесу, курсы по переговорам, курсы по продажам.
Связанные материалы >> типичные ошибки предпринимателя, стили руководства в менеджменте, софт скиллс, деловой этикет, кто такой предприниматель, кто такой HR менеджер, кто такой рекрутер, кто такой продакт менеджер, кто такой проджект менеджер, продуктовая аналитика, продуктовая стратегия, продуктовое мышление, продакт менеджмент, проджект менеджмент, регулярный менеджмент, профессиональный менеджмент, тайм менеджмент.