Деловой этикет [основные правила и принципы]

 

Ранее мы публиковали материал про растущее значение soft skills. И одним из качеств, которые входят в тот список является трудовая этика. Деловой этикет и трудовая этика не являются синонимами, но очень сильно пересекаются. 

Основная сложность в определении какие правила делового этикета приняты в какой-либо организации состоит в следующем. Тебе редко дадут быструю обратную связь в случае их не выполнения. Люди могут начать дистанцироваться, перестать обсуждать с тобой конкретные темы, приглашать на какие-либо мероприятия, но напрямую сказать что то — только в крайних случаях. Деловой этикет, это то что редко записано в инструкциях компании, это элементы поведения, которые выступают как «само собой разумеющиеся». Именно поэтому важно при вхождении в новую социальную группу быстро распознать, какие основные принципы этикета «зашиты» в корпоративную культуру и поведение сотрудников. 

Но несмотря на то, что правила могут сильно отличатся, всё же есть универсальный список, придерживаясь которого, ты завоюешь базовый кредит доверия в любой современной компании. Об этих правилах, читай далее в переводе статьи с блога Toggle. 

«Когда дело доходит до делового этикета, существуют правила, которые нельзя нарушать. Некоторые из них могут показаться разумными, но ты удивишься тому, сколько раз ты совершал ошибку, даже не замечая её.

В последние годы крупные и малые компании стали более спокойно относиться к культуре стартапов. Кабинки были снесены и заменены открытыми планами этажей. Офисная мебель может быть чем угодно, от кресел-мешков и капсул для сна, до настольных футбольных столов и аркадных игр. Костюмы и галстуки были заменены футболками и джинсами. Удаленная работа становится всё более популярной.

В офисах с не очень жесткими условиями может возникнуть ощущение, что правила делового этикета устарели и не нужны. Но пока не стоит их выбрасывать в мусорное ведро с дискетами и строгими дресс-кодами. Хотя это может быть неочевидно, но многие компании всё еще имеют неявные профессиональные и социальные правила поведения. Вот некоторые из них.

 

Содержание

 

1. Внимание к именам
2. Вежливость и приветливость
3. Рукопожатие и зрительный контакт
4. Активное слушание
5. Представление незнакомых людей
6. Индивидуальные благодарности
7. Грамматические ошибки и опечатки
8. Профессионализм в общении
9. Пунктуальность
10. Дресс-код
11. Правила гигиены
12. Оплата бизнес-ланча
13. Поведение за столом
14. Порядок на рабочем месте
15. Места общего пользования
16. Правильная дистанция в общении
17. Внимание к типу работы коллег
18. Громкость ведения бесед
19. Невербальные сигналы
20. Телефон на встрече
21. Никаких жалоб

 

1. Обращай внимание на имена

 

Имена — это одна из первых частей информации, которую мы узнаем о ком-то. Это то, как люди узнают, распознают и обращаются к тебе.

Когда ты говоришь другим свое имя, добавь к нему свою фамилию. Это особенно важно, если у тебя есть популярное имя, например, Эшли или Джон.

Когда ты впервые встретишь кого-то, обрати внимание на его имя. Если ты не уверен, в правильности его произношения, будь искренен и переспроси. Если это необычное или трудно произносимое имя, человек, вероятно, привык к таким вопросам и не будет возражать. Это показывает, что ты проявляешь к людям интерес и заботишься о том, чтобы всё было правильно. Нельзя беспечно портить их имена или выдумывать прозвища. Называй людей так, как они хотят, чтобы их называли.

Запоминание имен может быть сложной задачей, особенно если ты встречаешь несколько человек одновременно. Один из приемов, который ты можешь использовать, — это определить характеристику, которая поможет тебе их дифференцировать. Другой — повторить их имя и попытаться использовать его в своем разговоре 3-4 раза, но не так часто, чтобы это было очевидно для окружающих.

 

2. Будь приветлив

 

Но не только вежливость помогает наладить взаимопонимание с людьми. Никогда не знаешь, кого можно встретить, поэтому важно приветствовать всех с одинаковой добротой.

Простого «Привет, как дела?» или даже улыбки и кивка достаточно. Тем не менее, добавление большей доброжелательности может заставить людей вспоминать тебя, и считать тебя дружелюбным и приятным. Это также может помочь завести разговор. Но, всегда будь внимательным. Если кажется, что люди спешат или не заинтересованы в данный момент, не стоит навязывать им разговор.

Некоторые способы завязать разговор могут заключаться в следующем:

• Сделай человеку комплимент и спроси: «И где вы только откопали такого парня (девушку)».
• Обрати внимание на окружающую обстановку.  Это может быть что угодно, от погоды до книги в руках или офисных помещений.

Ключ заключается в том, чтобы задавать открытые вопросы, которые потребуют ответов больше, чем «да» или «нет», и вести разговор дальше.

 

3. Всегда пожимай руку и старайся наладить зрительный контакт

 

Рукопожатие — это универсальное деловое приветствие. Твердое рукопожатие по-прежнему считается положительной чертой.

Обычно высокопоставленный человек сначала предлагает свою руку, но если он этого не сделает, ты всё равно можешь предложить свою. Когда пожимаешь человеку руку, смотри ему в глаза и улыбайся. Люди, которые отворачиваются от глаз, считаются неуверенными.

 

4. Подавай людям знаки внимания

 

Когда кто-то другой говорит, важно кивать головой или улыбаться. Это показывает, что ты вовлечен и активно слушаешь. Это говорит другим, что ты заботишься о том, что они говорят, и ценишь их мысли.

Не перебивай. Если ты хочешь говорить, то ты можешь послать невербальный сигнал, открыв рот, но вежливо подождав, пока человек закончит речь.

 

5. Знакомь незнакомых друг другу людей

 

Никто не любит неловко стоять с группой людей, которые понятия не имеют, кто они такие и что они там делают. Это неловко. Если ты начинаешь разговор с кем-то, и находишься с человеком с которым другие еще не встречались, вежливо представь его остальным.

Только имени человека будет недостаточно — дай немного больше информации. Ты можешь добавить роль этого человека в вашей компании и то, чем конкретно он занимается. Это дает другим некоторую предысторию, но она должна быть краткой.

 

6. Отправляй индивидуальные, написанные от руки благодарности

 

Совершенно нормально отправлять автоматическое подтверждение и письма благодарности после того, как клиенты совершают покупку онлайн. Однако, благодарность по электронной почте, особенно если речь идет о важном аккаунте или длительных деловых отношениях, считается дурным тоном.

Вместо этого, напиши содержательное письмо благодарности и отправь его обычной почтой. Это может занять несколько минут твоего времени и немного изменить почтовые расходы, но такая благодарность более ценна.

 

7. Корректируй грамматические ошибки в электронных письмах 

 

Если ты похож на большинство профессионалов, то ты будешь много общаться по электронной почте. Каждое отправленное сообщение отражается на тебе, поэтому ты должен убедиться, что они профессиональны и хорошо написаны. У тебя не должно быть опечаток в электронных письмах. Перед тем, как нажать «Отправить», нужно всего несколько секунд, чтобы проверить свое письмо.

 

8. Будь вежлив и профессионален во всех формах общения

 

Не имеет значения, встречаешься ли ты лицом к лицу, общаешься телефону или по электронной почте, каждое взаимодействие должно быть профессиональным.

Когда ты общаешься только с помощью текста, то у тебя нет тона голоса, мимики и других невербальных сигналов, которые его сопровождают. Помни об этом при написании электронных писем. Делай сообщения короткими и точными, но не отправляй ничего, что ты не сказали бы лично.

 

9. Будь пунктуален

 

Независимо от того, приезжаешь ли ты на работу, на совещание или устанавливаешь крайний срок — пунктуальность имеет решающее значение. Время драгоценно.

Когда ты пропускаешь крайний срок, это затрагивает всю команду, и тебе, возможно, придется её прикрыть. Команда рассчитывают на то, что каждый выполнит свою часть работы. Легко недооценить, сколько времени потребуется для завершения проекта, если ты не будешь регулярно отслеживать свою работу.

Когда ты опаздываешь, ты неуважительно относишься ко времени и обязательствам другого человека. Не опаздывай.

Как только ты понял, что отстаешь от графика, сразу же предупреди людей о своей задержке. В то же время, не стоит показываться слишком рано. Идеальный вариант — приходить за 5-10 минут до начала встречи.

 

10. Одевайся соответственно

 

За последние десятилетия дресс-коды стали гораздо более мягкими. Тем не менее, просто потому, что нет правила, согласно которому ты не можешь появляться на работе в толстовке с капюшоном, спортивных штанах и шлепанцах, это не означает, что ты должен это делать.

Как бы нам ни хотелось сказать себе, чтобы мы не «судим о книге по её обложке», наша немедленная реакция — сделать именно это. Фактически, исследования показали, что первое, что люди замечают в других — это их внешность. Это главное влияние на первые впечатления.

Тебе не нужно надевать классический костюм-тройку, но одевание с умом показывает, что ты следишь за своей внешностью и с большей вероятностью вкладываешь тот же энтузиазм в свою работу.

Когда ты одеваешься в домашнюю одежду в профессиональной обстановке, люди могут подумать, что ты ленив. Это не значит, что ты не можешь время от времени носить удобную рубашку и джинсы. Если это подходит для рабочей среды и ситуации, тогда пользуйся этим.

 

11. Всегда соблюдай правила гигиены

 

Неважно, что ты носишь, хорошая гигиена всегда необходима. Расчеши волосы. Подстриги бороду. Сделай маникюр. Убедись, что твоя одежда хорошо пахнет. Никто не хочет сидеть и работать рядом с кем-то, кто воняет потом или жареной едой.

 

12. Если ты приглашаешь других на бизнес-ланч, ты за него платишь 

 

Обеденные встречи дают тебе возможность получше узнать коллегу, произвести впечатление на инвестора или узнать больше о клиенте и его потребностях. Практическое правило заключается в том, что приглашающий оплачивает счет. Не суетись из-за этого.

 

13. Манеры поведения за столом имеют значение

 

Ты также должен знать о других правилах поведения за столом. Многие из правил, которые твои родители соблюдают за обеденным столом, всё еще в игре.

• Не разговаривай с полным ртом и не жуй с открытым.
• Никаких локтей на столе.
• Не сморкайся.
• Нет текстовым сообщениям или играм на телефоне за столом.

Есть во время разговора по бизнесу может быть затруднительно, если ты выбрал “неаккуратное” блюдо из меню. (Держись подальше от закусок, таких как устрицы и куриные крылышки.) Правила могут меняться в зависимости от того, где ты ешь. Если ты ешь в роскошном пятизвездочном ресторане, то тебе стоит узнать о расположении мест за столом.

 

14. Держи рабочее место в порядке

 

Стол, заваленный старыми кофейными чашками, кучами бумаги и большим количеством записок, будет отвлекать тебя и раздражать окружающих.

Если ты не можешь содержать свое рабочее место в чистоте и порядке, тогда как ты будешь управлять своей работой? Это вопрос, который будут себе задавать твои коллеги, клиенты и другие.

Твое рабочее пространство отражается как на твоем профессиональном имидже, так и на твоей компании, поэтому наведи в нем порядок. Вытирай пыль несколько раз в месяц, разрабатывай систему организации и своевременно выбрасывай мусор в мусорное ведро.

 

15. Проявляй уважение к местам и предметам общего пользования

 

Работа в офисе часто означает, что ты работаешь в одном помещении с другими. Во многих офисах будет общая кухня или, по крайней мере, фирменный холодильник для хранения обедов, закусок и напитков. Не будь человеком, который крадет чужую еду из холодильника компании.

Убери за собой. Если ты пользуешься фирменным принтером, степлером или другими канцелярскими товарами, будь внимательным. Пополни запасы бумаги и скрепок для следующего человека.

 

16. Не перегибай палку, но и не отдаляйся слишком далеко

 

Не переноси свою личную жизнь в профессиональную среду. Рассказывая всем в офисе о твоем изменяющем парне или о диких, пьяных выходных, ты ставишь других в напряженное и неловкое положение. Это не подходит для работы, и тех, кто ведет себя подобным образом, часто увольняют за это.

Люди хотят знать немного о тебе. Если ты будешь всё время молчать — тебя воспримут снобистом или далеким. Важно, чтобы ты знал, какие темы подходят для работы, а какие нет. Может быть уместно говорить о вкусной еде и пляжах, которые ты посетил во время недавней поездки в Таиланд. Однако не стоит рассказывать о том, как тебя «накрыло» после курения огромного косячка, пока ты был в отпуске.

В общем, политика и религия — это две темы, которые считаются неуместными практически в каждой профессиональной сфере. Если у тебя возникли личные или медицинские проблемы, которые могут повлиять на твою работу, проведи частную встречу с глазу на глаз со своим руководителем или начальником, чтобы сообщить ему об этом.

Не забудь уважать частную жизнь и личное пространство других. Возможно тебе легко говорить о себе в деталях, но это не означает, что все такие.

 

17. Будь внимателен к тому, как работают другие

 

Некоторым нравится работать с громкой музыкой. Другим может потребоваться полная тишина, чтобы сосредоточиться и сконцентрироваться.

В одном офисном помещении работают сотрудники с разными стилями работы. Если ты любишь слушать музыку — используй наушники. Если тебе нужна тишина, попробуй наушники с активной технологией шумоподавления.

 

18. Используй свой внутренний голос

 

Некоторые люди имеют громкие, шумные голоса, которые требуют, чтобы их услышали. Иногда мы возбуждаемся в разговоре и забываем о наших внутренних голосах. В любом случае, важно поддерживать громкость звука на должном уровне. Громкая окружающая среда отвлекает и беспокоит окружающих.

Кроме того, твой офис может располагаться в одном здании с несколькими другими предприятиями. Они могут проводить собрания или пытаться работать спокойно. Будь хорошим соседом и используй свой внутренний голос.

 

19. Помни о невербальных сигналах

 

Ты можешь быть удивлен тем, как много информации передают другим твои выражение лица, язык тела и движения рук. Твое выражение лица играет огромную роль в том, как другие воспринимают тебя.

Например, недавнее исследование, проведенное исследователями Корнелла, показало, что люди формируют впечатления от других на основе их выражений лица на фотографиях. Люди определяли характер человека, изображенного на фотографии, по наличии улыбки на его лице: улыбается — позитивные черты, а если не улыбается — негативные. Их первое впечатление от фотографии даже повлияло на то, как они относились к человеку после встречи с ним лицом к лицу несколько месяцев спустя.

Всё, от твоей позы до нахмурившегося лба, является формой общения. Встань прямо, улыбнись и, если необходимо, надень покерное лицо.

 

20. Убери свой телефон

 

Мы стали настолько привязаны к нашим смартфонам, планшетам и носимым устройствам, что может быть трудно отвлечься. Однако бывают случаи, когда вытащить свой телефон оскорбительно.

Переписываться по телефону смс-ками или пользоваться интернетом во время встречи — это грубость. Проверка своего Facebook канала или Twitter-уведомлений перед клиентом плохо отразится на твоей компании и, скорее всего, приведет к потере этого клиента и работы.

Невозможно уделить кому-либо полное внимание, когда ты отвлекаешься на свой телефон, поэтому убери его. Включи бесшумный режим или полностью выключи.

 

21. Не жалуйся

 

Если ты заметил проблему, которая должна быть решена, не жалуйся. Конечно, если это проблема, которая нарушает политику на рабочем месте или моральное поведение, ты должен сообщить об этом соответствующему лицу.

Однако, если это что-то еще, подумай, прежде чем говорить. Предлагай решения и будь осторожен при обсуждении темы. Вместо того, чтобы говорить об этом как о слабости или недостатке, используй его в качестве возможности для улучшения или захватывающего нового проекта.

Правила делового этикета могут меняться в зависимости от местоположения и культуры. Например, то, как ты начинаешь встречу в Соединенных Штатах, будет отличаться от того, как встречают человека в латиноамериканской культуре, такой как в Колумбии. Погружение в бизнес в Соединенных Штатах не только нормально, но и ожидаемо. Если ты делаешь это в Колумбии, это считается грубым и невнимательным, что может негативно повлиять на твои деловые отношения.

Если твой бизнес глобален или ты путешествуешь по миру за работой, изучи деловую культуру и этикет конкретных стран. В некоторых случаях люди поймут тебя, если ты запутаешься из-за культурного или языкового барьера. Тем не менее, люди высоко оценят внимательность к их культуре.

Возможно, ты этого не знаешь, но негласный и скрытый деловой этикет существует даже в самых непринужденных компаниях. Поначалу может быть трудно понять его, но следование этим универсальным правилам не даст тебе сделать неловкую ошибку.»

Похожие материалы >> тайм менеджмент, стили управления, как управлять людьми, как управлять персоналом, как вести себя в конфликтах, как вести деловые переговоры, как нанимать сотрудников.