Адаптация сотрудников в организации: методы, ошибки, примеры

 

Данная статья — это текстовая версия материала с блога Officevibe. Ты узнаешь зачем нужна адаптация сотрудников в организации, какие основные ошибки допускаются в этом процессе и как правильно настроить программу адаптации в своей компании. Чтобы детальнее изучить эту и другие технологии управления персоналом, регистрируйся на курсы hr менеджеров в онлайн школе Владимира Тарасова. Далее прямая речь автора статьи Элисон Робинс.

 

Содержание

 

1. Статистика адаптации сотрудников
2. Ошибки при адаптации сотрудников
3. Рекомендаций по адаптации
4. Примеры хорошего процесса адаптации
5. Сбор отзывов во время адаптации

 

Если ты сможешь успешно принять нового сотрудника со структурированным планом, то он будет более продуктивным и с большей вероятностью останется в твоей компании. Но по какой-то причине ты часто ошибаешься. Хоть ты хотел бы посвятить три месяца тому, чтобы убедиться, что новый сотрудник принят на работу должным образом — у тебя просто нет на это времени. Тебе нужен кто-то, кто был бы готов к работе заранее.

Таким образом, процесс адаптации длится около недели, если повезет. Ты обещаешь себе, что в следующий раз у тебя все получится, но никогда не делаешь эту задачу приоритетной. Это огромная ошибка. Программа адаптации — единственный шанс правильно интегрировать сотрудника в свою культуру.

Это гарантия того, что сотрудники будут успешны в долгосрочной перспективе и у них будут все ресурсы, необходимые для того, чтобы быть эффективными, самостоятельными и продуктивными.

 

Статистика адаптации сотрудников

 

В нашем исследовательском отчете «Состояние вовлеченности сотрудников», мы обнаружили, что адаптация сотрудников — серьезная проблема во многих компаниях по всему миру.

Отчет обновляется в режиме реального времени, но по состоянию на декабрь 2016 года, когда мы спрашивали сотрудников: «У вашей организации отличный процесс найма и приема на работу?», мы выяснили, что 51% людей считают, что этот процесс в их компании можно улучшить.

Для организаций это огромная возможность повысить вовлеченность сотрудников. Вот несколько более мощных статистических фактов, которые действительно объясняют, насколько это важно.

1. 69% сотрудников с большей вероятностью будут работать в компании около 3 лет, если они прошли отличную адаптацию.
2. 20% утечки кадров случается на первые 45 дней.
3. Сотрудники, которые прошли через структурированную программу адаптации, на 58% вероятнее будут работать в компании больше 3 лет.
4. Компании с стандартизированным процессом адаптации имеют на 50% лучший показатель удержания персонала.
5. 22% компаний не имеют формализованого плана адаптации сотрудников.
6. Только 37% компаний расширяют свои программы адаптации дальше первого месяца работы.
7. 60% компаний не устанавливают цели для новых сотрудников.
8. 20% сотрудников более удовлетворены своими менеджерами, если у них есть тренинг по адаптации.

 

Самые серьезные ошибки при адаптации сотрудников 

 

Прием на работу — это самая важная часть жизненного цикла сотрудников. У тебя есть только один шанс произвести первое впечатление, поэтому тебе нужно убедиться, что прием на работу нового сотрудника прошел успешно.

Чем больше путаницы в этом процессе, тем больше вероятность того, что сотруднику потребуется больше времени для адаптации. Он будет иметь неправильное представлении о компании или, что еще хуже, уволится. Вот несколько самых серьезных ошибок, которые обычно совершаются в процессе адаптации и которых лучше избегать.

 

1. Не устанавливать четких ожиданий

Ключевым моментом, которого лучше избегать в отношении любого сотрудника, особенно в самом начале, является путаница. Если сотрудник в замешательстве, он потратит лишнее время и энергию, размышляя и беспокоясь о том, что он делает.

Кроме того, в начале, всё, что хочет сделать сотрудник, это произвести впечатление на своего нового начальника. Трудно понять, впечатлил ли ты своего менеджера, если не знаешь точно, что от тебя ожидают.

Как это исправить: исправить это просто. Убедись, что сотрудники с самого начала на 100% понимают, каковы их цели и чего от них ждут. Использование чего-то вроде OKR для постановки целей — отличный способ прояснить ситуацию.

 

2. Не давать достаточно времени для адаптации

Это, пожалуй, самая распространенная ошибка, допускаемая при наборе персонала. Я понимаю, почему это происходит, но ты оказываешь медвежью услугу своим сотрудникам, не давая им достаточно времени.

Проблема в том, что менеджеры хотят, чтобы их новые сотрудники работали как можно быстрее, поэтому они не тратят необходимое количество времени на их развитие. Но помни — кратковременная боль, долговременная выгода.

Как это исправить: это легче сказать, чем сделать, но тебе нужно набраться терпения по отношению к своим сотрудникам. Пойми, что их развитие займет некоторое время. Будь готов вкладывать в них время и деньги, чтобы они были более продуктивными в будущем.

 

3. Отсутствие процесса приема на работу

Введение в должность — это то, что создает предпосылки для долгосрочного успеха в компании, а значит важно, чтобы ты воспринимал это всерьез. Частью серьезного отношения к этому вопросу является обеспечение наличия у тебя официального процесса приема на работу. Убедись, что у тебя есть такие вещи, как:

• Чеклист.
• План.
• Цели.
• Контрольные точки.

Наличие данного процесса облегчит тебе масштабирование и улучшение, и ты сможешь быстрее находить в нем проблемы.

Как это исправить: создай формальный процесс с несколькими членами своей команды, с которым каждый будет согласен. Ты можешь сделать так, чтобы отдельные люди, занимались отдельными этапами этого процесса.

 

4. Слишком долгий процесс приема на работу

Хотя наличие процесса очень важно, важно также убедиться в том, что каждый сотрудник прошел инструктаж и обучение так, как он хочет.

Каждый сотрудник уникален, поэтому ты можешь настроить этот процесс в зависимости от их предпочтений. Некоторым сотрудникам потребуется дополнительная обратная связь, а другие захотят узнать об их роли иначе, так что тебе стоит приспособиться. Постарайся максимально персонализировать процесс адаптации.

Как это исправить: не стоит думать, что надо действовать точь-в-точь как написано. Это можно использовать в качестве руководства, но затем настроить соответствующим образом. Помни, что твои новые сотрудники хотели бы, чтобы ты сделал их наиболее успешными.

 

5. Не собирать отзывы

Если ты не собираешь отзывы об адаптации сотрудников, как ты будешь контролировать процесс? Многие менеджеры делают ошибку, полагая, что их работа состоит в том, чтобы быстро ввести сотрудника в курс дела, обучить его самому необходимому, и двигаться дальше. Но если ты это сделаешь, то какой смысл нанимать кого-то в первую очередь?

Лучше убедиться, что сотрудники действительно получают выгоду от программы. Так что когда к ней присоединятся новые сотрудники, их опыт станет еще лучше.

Как это исправить: Регулярно собирать отзывы от новых сотрудников о том, как продвигается их адаптация. В начале, не стесняйся проверять их каждый день. Затем проверяй в конце первой недели, второй недели, первого месяца, второго месяца и третьего месяца как минимум.

 

6. Ничего не делать до того, как сотрудник начнет работу

До своего первого дня работы, новый сотрудник уже должен был иметь какое-то взаимодействие с твоей компанией.

Хотя ты не хочешь, чтобы сотрудники чувствовали себя перегруженными или думали, что им нужно работать еще до того, как они начнут: отправить им полезные руководства, информацию об истории компании или ссылки, которые могут им помочь, — это отличная идея.

Ты можешь отправить им дружеское электронное письмо, сообщающее им, что ты рад их присоединению. Ты можешь отправить им «приветственный пакет» или просто сказать им, что стоит взять с собой в первый день, чтобы было легче работать.

Как это исправить: ключевым моментом здесь является устранение любого страха или нервозности, которые, вероятно, есть у нового сотрудника. Прояви творческий подход, но не забудь показать как ты рад их вступлению в компанию. Отправь им полезные ссылки и убедись, что они знают, чего ожидать по прибытии.

 

6 важнейших рекомендаций по адаптации сотрудников

 

Найти и нанять кого-то — невероятно трудная задача. Как только ты найдешь кого-то, кто, по-твоему мнению, подходит для работы, ты должен убедиться, что его первые несколько месяцев в компании будут потрясающими.

Ты же не хочешь, чтобы сотрудники уволились после всего, через что ты прошел, чтобы получить их в команду. Так что следуй этим советам, чтобы обеспечить успешную адаптацию сотрудников.

 

1. Не торопись

Это, безусловно, самый важный совет для адаптации сотрудников. Этот процесс занимает минимум три месяца, но большинство компаний не дают своим сотрудникам больше недели.

Они хотят, чтобы их новые сотрудники были готовы к работе как можно быстрее. Но, ты же не хочешь, чтобы в твоей команде работал наполовину опытный сотрудник.

Существует так много всего, что новый сотрудник должен понять. Все тонкости твоей компании, её культура, продукты / услуги, как работает команда, инструменты которыми стоит пользоваться и т. д.

Больше всего на свете нужно понимать, что на это нужно время — нужно быть терпеливым. Чем дольше человеку приходится вставать на ноги, тем быстрее он достигает полной производительности.

 

2. Установи четкие цели

Хотя тебе нужно не спешить и проявлять терпение к новыми сотрудниками, один из способов ускорить их — это установить четкие цели на первые три месяца и регулярно проверять их. Это помогает им сосредоточиться на правильных вещах и дает им цель, к которой нужно стремиться.

Худшее, что ты можешь сделать, — это оставить нового сотрудника без дела. Поэтому, постановка целей на раннем этапе — это хороший способ заставить их работать над важными задачами.

Также это отличный способ убедиться, что вы оба находитесь на одной волне и не путаетесь. Одной из самых больших проблем для любого нового сотрудника является то, что он делает, что ты хочешь, поэтому постановка целей помогает обеспечить это.

Не забудь регулярно проверять, как выполняются поставленные задачи. По крайней мере, каждые две недели.

 

3. Введи наставничество

Программы наставничества хороши для любого сотрудника на любой стадии его жизненного цикла, но в процессе адаптации они становятся еще более эффективными.

На старте сотрудники могут быть нервными, растерянными и перегруженными. Предоставление им наставника — это идеальный способ обеспечить для них человека, который поможет им пройти через этот пугающий процесс.

Задавать вопросы непросто, но для нервного нового сотрудника приятно знать, что у него есть кто-то, к кому он может обратиться напрямую.

Кроме того, это позволяет наставнику сосредоточиться исключительно на адаптации этого нового сотрудника, что делает процесс еще более плавным. При наличии большого числа сотрудников нелегко точно определить, в чем заключаются проблемы, связанные с процессом адаптации.

 

4. Сделай так, чтобы первая неделя сотрудника была удивительной

У тебя есть только один шанс оставить приятное первое впечатление. Лучше сделать так, чтобы новый сотрудник получил удивительный опыт работы в твоей компании и команде.

В идеале нужно, чтобы у тебя был контакт с ними еще до того, как они начали работать. Необходимо убедиться, что, когда они впервые прибудут, они встанут с правильной ноги. Ты должен понимать, насколько они нервничают и как стесняются.

Убедись, что всё, что им нужно для работы, готово в первый день их работы (ты будешь удивлен, как часто об этом забывают).

Секрет того, чтобы сделать это правильно — быть внимательным. Подумай о новом сотруднике и позаботься о нем.

Затем убедись, что ты сделал такие вещи, как:

• Украсил свой стол лакомствами;
• Пообедал с ним;
• Познакомил его с каждым членом команды (пусть они проведут некоторое время с каждой командой, чтобы понять, что они делают);
• Пригласил и включил их на собрания.

 

5. Регулярно контролируй ситуацию

Помни, что слишком много общения не бывает. В начале процесса адаптации очень важно регулярно проверять, как идут дела. Это именно тот процесс, который стоит регулярно контролировать.

• В первую неделю стоит проверять каждый день (10-15 минут каждый день).
• Подведи итоги в конце первой недели. Вспомни всю неделю, а затем запланируй следующую.
• Повторяй этот процесс каждую неделю в течение первого месяца.
• Подведи итоги в конце третьего месяца, но все равно проверяй время от времени.

 

Примеры хорошего процесса адаптации сотрудников

 

Такие компании, как Facebook, Google и Twitter, известны своей культурой и успешно привлекли тысячи сотрудников. В качестве источника вдохновения мы приведем примеры процесса адаптации в некоторых наиболее известных компаниях в мире.

 

1. Twitter

Адаптация в Twitter начинается еще до того, как ты зашел в дверь. Это важный урок для компаний: не начинай адаптацию в первый день работы сотрудника, начни её, как только они примут предложение.

У них есть программа под названием «Да, к столу», в которой описывается всё, что необходимо сделать с момента, когда сотрудник говорит «да», до того момента, когда он приходит к рабочему столу.

Компания обеспечивает настройку их компьютера, электронной почты и всех необходимых инструментов. Их стол наполнен всякими полезными вещами, и что-то отмечает их прибытие, — например бутылка вина.

Одна из самых умных вещей, которые они делают, это то, как они планируют первый день. Ответ с Quora об адаптации в Twitter:

«Мы резервируем столы в нашем обеденном зале, и каждый новый сотрудник обедает со своей новой командой (тревоги «с кем я сижу в кафетерии» нет). После обеда я провожу сеанс «расширения компании», где мы тратим часы на ознакомление новых сотрудников с: командами, проектами, историей компании, внутренними шутками, фильтрами Gmail, внутренними инструментами и т.д.»

Они постоянно совершенствуются, разговаривают с людьми каждые один или три месяца, чтобы узнать, если что-то, что нужно изменить.

 

2. Facebook

Один из лучших и наиболее примечательных примеров — учебный лагерь от Facebook, шестинедельный интенсивный курс для инженеров по изучению азов Facebook. Вот цитата из поста Facebook, в которой рассказывается о том, как это работает:

«Централизовав функции наставничества и адаптации, мы значительно снизили затраты на наем персонала по сравнению с остальной частью организации, с точки зрения времени, затрачиваемого на то, чтобы показать людям азы и поддерживать наши стандарты на должном уровне».

 

3. IBM

Программа IBM по адаптации, Succeeding@IBM, известна как один из лучших процессов адаптации любой компании. Что делает его настолько образцовым, так это то, что он длится два года.

В большинстве компаний тебе повезет, если адаптация будет продолжаться больше двух недель. Двухлетнее внедрение в IBM гарантирует, что у сотрудников будет достаточно времени, чтобы медленно и комфортно изучить всё, что им нужно знать.

Процесс адаптации включает в себя массу технологий, упрощающих работу сотрудника, таких как внутренние социальные сети для встречи с коллегами, планы карьерного роста, наставничество и обучение.

 

4. Warby Parker

В статье New York Times подробно описывается их программа адаптации:

«Warby Parker посылает электронное приветственное письмо с историей компании, основными ценностями, вырезками из прессы и информацией о том, чего следует ожидать новому сотруднику в первый день, неделю и месяц. В ночь перед началом работы новым сотрудникам звонят их непосредственные начальники, чтобы убедиться, что они знают, куда и когда приехать».

Одна из самых крутых вещей, которые они делают в своей программе адаптации, — это так называемая «рулетка обеда», где программное приложение случайным образом выбирает две группы из четырех человек (не более одного человека на отдел), чтобы пойти на обед за счет компании.

 

5. Zappos

Все сотрудники Zappos проходят четырехнедельную программу обучения, похожую на учебный лагерь Facebook.

Из регистрационного документа Zappos:

«Программа Zappos Family New Hire — это четырехнедельное обучение, предназначенное для развития нашей культуры, создания более сильной команды и создания долгосрочных отношений во всей компании. Каждый, кто присоединяется к компании, независимо от отдела или должности, проходит одну и ту же четырехнедельную программу. Это помогает нам поддерживать нашу культуру обслуживания клиентов, несмотря на рост компании».

И, конечно же, они, как известно, предлагают новым сотрудникам уволиться за 4000 долларов, чтобы убедиться, что сотрудники присоединяются к команде не за деньги, а потому, что хотят там работать.

 

Сбор отзывов во время адаптации

 

Получение отзывов о процессе адаптации — единственный способ узнать, действительно ли сотрудники получают от этого пользу.

У тебя может быть самый изощренный процесс и самая надежная программа обучения, но если сотрудники не считают их полезными, — ты просто теряешь время и деньги.

Ты всегда хочешь стать лучше, и ты должен дать возможность каждому новому сотруднику помогать тебе улучшаться, когда на работу приходят новые работники. Регулярно контролируй ситуацию. В идеале, делать это очень часто в начале (каждый день в течение первой недели), затем проверяй процесс адаптации в конце первой, второй недели и т. д.

Использование анкетирования новых сотрудников — это отличный способ получить последовательную обратную связь о процессе адаптации и организовать его в простой форме.

В своем анкетировании при приеме на работу поинтересуйся, как, по мнению сотрудников, можно улучшить весь процесс, задав следующие вопросы:

1. Если бы вы могли что-то изменить в том, как проходит ваша адаптация, что бы это было?
2. Вам не кажется, что процесс адаптации слишком сложен для вас?
3. Что я могу сделать, чтобы ваша адаптация прошла более успешно?
4. Вы познакомились со своими коллегами? Если да, то были ли они любезны к вам?
5. Заставили ли мы вас почувствовать себя желанным гостем в ваш первый день?
6. Пока что, это та работа, на которую вы рассчитывали?
7. Какая часть процесса адаптации была наиболее эффективной / полезной?

Многие организации упускают невероятную возможность, не собирая отзывы в такой важный, для новых сотрудников, период.

Возможно, что в течение этих первых дней они ставят под сомнение свое решение вступить в твою организацию. Именно в этот нелегкий момент они нуждаются в поддержке как никогда. Когда сотрудник впервые вступает в организацию, он нервничает, поэтому ты должен унять эти страхи.

Необходимо сделать так, чтобы сотрудникам было как можно более удобно и комфортно и они могли схватывать все на лету. У них также есть свежий взгляд, поэтому они идеально подходят для того, чтобы рассказать тебе, что не так с процессом адаптации в твоей компании.

Умная идея, которую я однажды услышал от HubSpot, компании, известной своей удивительной культурой, заключается в том, что они возлагают на каждого нового сотрудника ответственность за улучшение процесса приема и адаптации на работу следующего сотрудника.

Связанные материалы >> soft skills, деловой этикет, как нанимать сотрудников, как проводить собеседования, как мотивировать сотрудников, как наказывать сотрудников, как увольнять сотрудников.