Сюзан Хитфилд на сайте thebalancecareers.com поделилась своим взглядом на то, как правильно уволить сотрудника, чтобы выполнить сразу несколько условий: сохранить достоинство сотрудника, сохранить дружественную атмосферу в коллективе и защитить компанию от имущественного или репутационного ущерба, который уволенный сотрудник может нанести. Для русскоязычного человека эти правила могут звучать достаточно жестко. И они действительно такие и есть. Статья была написана прежде всего для аудитории из США. Вероятно такая жесткость связана с широкой практикой судебных обращений уволенных сотрудников с целью привлечь работодателей к материальной ответственности. Соответственно предприниматели и менеджеры выстраивают свою линию поведения так, чтобы ни к чему нельзя было прикопаться. Далее прямая речь автора.
Содержание
- Увольняй лицом к лицу
- Используй предупреждения
- Используй свидетелей
- Не затягивай разговор
- Покажи, что решение — окончательное
- Позаботься об имуществе компании
- Проследи, чтобы сотрудник забрал свои вещи
- Защити информационные системы
- Закончи встречу на хорошей ноте
- Используй контрольный список
Увольнение сотрудника является стрессом для всех, а не только для потерявшего работу. Независимо от того, насколько хорошо ты ранее сообщал сотруднику о проблемах с производительностью, почти никто не верит, что его уволят на самом деле. Часто на то есть причины, поскольку средний работодатель слишком долго ждет, чтобы уволить неэффективного работника.
Сотрудники убеждают себя, что их не уволят: они думают, что они тебе нравятся; они думают, что ты знаешь, что они хорошие люди, или ты признаешь, что они очень старались. Ты и вправду можешь верить и думать обо всех этих вещах. Но ни одно из твоих чувств не имеет значения, когда работник не выполняет свою работу.
В одной из технологических компаний сотрудник присутствовал на её увольнительном собрании. За месяц до увольнения работница пропустила одиннадцать дней работы. Её работа ухудшилась до неузнаваемости, и ей не хватало части каждого дня, чтобы работать по графику, так что её производительность уменьшилась вдвое, чем нужно работодателю.
Несмотря на консультации, устные и письменные предупреждения, она сказала, что никогда не думала, что её уволят из компании. Многие сотрудники чувствуют то же самое. И, отчасти, это убеждение поощряется действиями работодателя, а точнее, бездействием.
Увольнение сотрудника может занять некоторое время — обычно намного дольше, чем того требуют обстоятельства. Потому что ты добр, заботлив и, как правило, даешь сотрудникам еще один шанс. Но есть ключевые пункты, которые важно помнить при увольнении.
1. Увольняй лицом к лицу
То, как ты увольняешь сотрудника, невероятно важно. Не увольняй сотрудников, используя электронные средства связи — электронную почту, SMS, голосовые сообщения и телефонные звонки. Даже письмо неуместно.
Когда ты увольняешь сотрудника, то необходимо проявлять вежливость, как к любому другому человеку. Сотрудники заслуживают личной встречи. Иначе не получится.
Ради поддержания морального духа важно помнить, что у других твоих сотрудников хорошая память. Кроме того, в наш период социальных сетей следует исходить из того, что увольнение не будет оставаться личным делом.
Если увольнять без личной встречи, то можно создать ситуацию, при которой оставшиеся сотрудники не будут тебе доверять. Или, что еще хуже, они могут подумать, что ты можешь причинить им вред.
2. Используй предупреждения
Ничто так не раздражает работника, как ощущение, что его увольняют с работы. Если только не произошло немедленного, вопиющего нарушения, сотрудник должен со временем пройти инструктаж и получить обратную связь по результатам своей работы. Прежде чем уволить сотрудника, попытайся определить причину его увольнения.
Если ты решишь, что сотрудник способен улучшить свои показатели, предоставь всю необходимую помощь, чтобы поощрить и поддержать его. Документируй каждый шаг в процессе усовершенствования, чтобы сотрудник имел отчет о том, что происходит на каждом этапе. С помощью этого, работодатель также защищает свои интересы в случае судебного разбирательства по поводу увольнения.
Если ты уверен, что сотрудник может совершенствоваться, и его должность это позволяет, план повышения эффективности (ППЭ) может содержать конкретные, измеримые требования к улучшению работы сотрудника. (ППЭ трудно, если вообще возможно, провести с руководителем или HR менеджером, если ты утратил доверие к их работе).
Тем не менее, не используй ППЭ, если ты не уверен, что работник может улучшиться. Мучительный процесс еженедельных собраний, чтобы составить график прогресса, ужасен для работника, менеджера и представителя отдела кадров.
Увольнение, хоть это и всегда удивление для сотрудника, не должно происходить без предупреждения.
3. Используй свидетелей
Любой человек может подать в суд на кого угодно, в любое время и по любой причине, особенно в США. В случаях увольнения работник должен найти адвоката, который считает, что он может выиграть дело и, таким образом, получить свою выплату. Лучше всего пригласить второго сотрудника на собрание, когда ты увольняешь сотрудника.
Таким образом, помимо менеджера, у тебя будет еще один свидетель, который будет присутствовать при заявлении о расторжении трудового договора. Этот человек также может помочь устранить недочеты, если у HR менеджера не хватит слов или он будет неуверен, что сказать или сделать дальше.
Этот свидетель часто является сотрудником отдела кадров. HR менеджер имеет больше опыта, чем средний менеджер, в увольнении сотрудников, поэтому он может помочь продолжить обсуждение и перейти к закрытию дела.
Менеджер по персоналу может гарантировать, что было проявлено справедливое, равноправное и профессиональное отношение к сотрудникам всех отделов. Это ограничивает твою ответственность при увольнении сотрудника.
4. Не затягивай разговор
Если ты, в течении этого времени, тренировал и документировал результаты работы сотрудника и часто давал отзывы, то нет смысла повторять свое недовольство, когда ты увольняешь сотрудника. Это грубо и ничего не дает.
Тем не менее, каждый сотрудник спросит тебя, почему. Подготовь честный ответ и правильно подытожь ситуацию без подробностей и обвинений.
Ты хочешь, чтобы работник сохранил свое достоинство во время увольнения. Итак, ты можешь сказать: «Мы уже обсуждали ваши проблемы с производительностью. Мы прекращаем работать с вами, потому что ваша работа не соответствует стандартам, которые мы ожидаем от этой должности».
«Мы желаем вам всего наилучшего в ваших будущих начинаниях и надеемся, что вы найдете себе более подходящую должность. У вас много талантов, и мы уверены, что вы найдете должность, в которой сможете ими воспользоваться».
Или ты можешь просто напомнить сотруднику о том, что ты обсуждал с ним проблемы в течении определенного периода, а он не обращал на них внимания.
Важно помнить, что чем больше ты уходишь в детали, тем меньше у тебя возможностей использовать любую информацию, обнаруженную тобой после увольнения, в последующем судебном процессе.
Например, представь себе уволенного сотрудника отдела кадров, у которого в ящике были месяцы работы с новыми сотрудниками, и эти сотрудники не были зарегистрированы на медицинское страхование.
5. Покажи, что решение — окончательное
Потому что сотрудники не верят, что ты будешь увольнять их в первую очередь. Во многих случаях они не верят, что они заслуживают увольнения. Не позволяй сотруднику поверить, что у него есть возможность повлиять на твое решение.
Надеюсь, ты долго и усердно думал, прежде чем назначить встречу. У тебя должны быть свои причины. И если ты решишь предоставить их, то заранее разумно сформулируй их, и имей сотрудника под рукой, чтобы он мог поддержать тебя.
Подходи к сотруднику с добротой, заботой и уважением, но твои слова должны быть понятны. Такое малоприятное занятие принесет тебе только огорчение, если работник посчитает, что у него есть последний шанс повлиять на твое решение.
После приветствия, сообщи работнику, что цель встречи — сообщить ему о твоем решении уволить его с работы, которое является окончательным. Это добрее, чем вводить работника в заблуждение, полагая, что он может повлиять на результат.
6. Позаботься об имуществе компании
В большинстве штатов и юрисдикций есть правила о том, когда должны выплачиваться итоговые зарплаты, что должно быть выплачено, и как работодатель может задержать зарплату сотруднику.
Попроси сотрудника передать свой ключ, пропуск, значок, смартфон, ноутбук, планшет и любое другое принадлежащее компании оборудование или расходные материалы во время собрания по увольнению.
Отправляйся на рабочее место сотрудника или сопровождай его во время обеда или перерыва, если это возможно, чтобы забрать оставшиеся принадлежащие компании вещи, прежде чем проводить сотрудника в его машину.
Если, например, ноутбук находится у сотрудника дома (что маловероятно), твердо говори о том, когда ты ждешь его возвращения. Если ты не получишь оборудование тогда, когда сотрудник обещал его доставить, немедленно свяжись с ним.
7. Проследи, чтобы сотрудник забрал свои вещи
Многие сотрудники заметно расстраиваются, когда их увольняют. Иногда они плачут. Для их достоинства — и чтобы не расстраивать других твоих сотрудников — договорись с сотрудником о том, чтобы он пришел после работы или на выходные, когда он захочет забрать свое личное имущество. Ты также можешь предложить отправить вещи сотрудника к нему на дом.
Это обеспечит защиту документов и материалов компании, таких как файлы клиентов и т. д. И позволит сотрудникам сохранить конфиденциальность при получении имущества. Если работник настаивает на том, чтобы немедленно забрать всё имущество, подожди до обеда или перерыва, если это возможно, и всегда проводи сотрудника до его рабочего места.
Тебе нужно минимизировать контакт, который сотрудник имеет с другими сотрудниками на рабочем месте. И снова, сохранение достоинства работника должно быть главным приоритетом. Таким образом, необходимо убедиться, что сотрудник не удаляет принадлежащие компании документы или предметы, которые понадобятся следующему сотруднику.
Ты несешь ответственность за конфиденциальность сотрудника, даже если сотрудник зол на тебя или весь мир — что они часто делают, чтобы сохранить лицо.
8. Защити информационные системы
Закрой сотруднику доступ к своим электронным системам, таким как электронная почта, вики-проект компании, интранет, форумы для контактов с клиентами и т. д. Надо это сделать во время собрания об увольнении или чуть раньше. Тебе нужно будет связаться со своим IT-персоналом, чтобы убедиться, что доступ закрыт.
Работодатели знают много забавных, но также и печальных историй о том, что сотрудники отправляют прощальные записки, которые начинаются со слов: «Я ухожу отсюда, эй, вы, сосунки…» Были случаи, когда сотрудник повреждал компьютер из-за увольнения.
Поработай с IT-персоналом, чтобы узнать, какая информация компании была получена за несколько недель до увольнения или на момент увольнения. Если сотрудник хочет отправить прощальную записку, то ты можешь опубликовать её для всех сотрудников.
9. Закончи встречу на хорошей ноте
Когда ты увольняешь сотрудника, цель встречи не состоит в том, чтобы унизить его или подорвать его самооценку. На самом деле, в интересах каждого из нас, чтобы сотрудник был способен двигаться вперед как можно быстрее.
Закончи встречу на положительной ноте. Поговори о поиске работы и о том, как и с чего лучше начать. Скажи ему, что его вклад был оценен по достоинству. Предложи тип работы, который может соответствовать его навыкам. Используй слова ободрения, например: «Мы уверены, что вы найдете работу, которая лучше подходит для вас».
Тебе не нужно устраивать сеанс консультирования или сочувствия, но лучше проводить сотрудника на улицу со словами поддержки. (Как правило, они все равно плачут, независимо от того, насколько ты добр, так что будь готов.)
10. Используй контрольный список
Контрольный список для увольнения может помочь тебе быть организованным и в курсе того, когда тебе нужно уволить сотрудника. Контрольный список по увольнению гарантирует, что ты охватишь все соответствующие темы во время встречи, которая может стать стрессовой для всех участников.
Контрольный список по увольнению содержит рекомендации по информированию работника о том, чего он может ожидать от тебя и от твоей компании после прекращения трудовых отношений, на законных основаниях.
Он также служит доказательством тем и обмена мнениями, которые были доведены до сведения сотрудника во время увольнения.
Используй сложную ситуацию наилучшим образом. Увольнение сотрудника — не самый приятный опыт. Но ты можешь сделать процесс более приятным, используя эффективный, дружелюбный подход к трудной беседе. Действия, которые ты предпринимаешь, действительно имеют значение для увольняемого сотрудника и для сотрудников, которые быстро узнают о нем.
В эпоху социальных сетей и электронных коммуникаций, весь твой рабочий персонал может узнать об этом за полчаса — или раньше. Поскольку ты сохраняешь конфиденциальность дел сотрудника, он расскажет любую историю, которая заставит его выглядеть хорошо, даже если она выставить тебя не в лучшем свете.
Скорее всего, ты останешься без друзей в социальных сетях, поэтому, если тебе интересно, как бывший сотрудник позиционирует увольнение, быстро проверь его. Покажи успешным сотрудникам, что ты уверен в их силах.
Примечание: Обрати внимание, что предоставленная информация, хотя и является достоверной, не претендует на точность и законность. Сайт доступен для ознакомления широкой аудитории во всем мире, а трудовое законодательство и нормативные акты в разных штатах и странах отличаются друг от друга. Пожалуйста, обратись за юридической помощью или содействием к государственным, федеральным и международным правительственным ресурсам. Необходимо убедиться, что правовая интерпретация и решения соответствуют твоему местонахождению. Эта информация предназначена для руководства, идей и поддержки.
Связанные материалы >> как нанимать сотрудников, как проводить собеседование, деловой этикет, текучесть кадров, HR менеджмент.